| Questions Réponses |
ESPACE ADHERENT : QUESTIONS-REPONSES
Cette page se propose d'apporter une réponse aux questions les plus fréquemment posées par nos adhérents utilisant le programme Extranet du Bipea pour entrer leurs résultats d'analyses. Si vous ne trouvez pas la réponse vous concernant, vous pouvez bien sur nous contacter par email.
Vous trouverez également d'autres informations dans la page d'aide sur l'espace adhérent.
Pour accéder à la réponse, cliquez sur la question.
1 - QUESTIONS SUR LA CONNEXION ET LES MOTS DE PASSE
- Quelles sont les configurations nécessaires pour accéder aux formulaires?
- Je suis sur l'explorateur AOL et je ne parviens pas à me connecter!
- Où puis-je trouver mes codes ?
- Pourquoi faut-il trois codes et mots de passe pour accéder au formulaire?
- Pourquoi un mot de passe pour la saisie et un mot de passe pour la transmission?
- Quels codes utiliser ?
- Après avoir cliqué sur accès espace adhérent, je ne parviens pas à obtenir la connexion
- Bien que j'aie tapé le mot de passe de saisie, mon formulaire reste en lecture seule (fond bleu)
- Que faire si je trouve une erreur dans mon formulaire après l'avoir transmis !
- Le code édition : à quoi ça sert ?
2 - QUESTIONS SUR LE REMPLISSAGE ET L'IMPRESSION DES FORMULAIRES
- Comment imprimer le formulaire vide?
- Mon formulaire n'apparaît pas complet à l'impression!
- J'obtiens un message d'erreur sur le code échantillon.
- J'obtiens un message d'erreur sur le format de date
- J'obtiens un message d'erreur sur le choix de méthode!
- Le résultat enregistré est 100 fois supérieur à celui que j'ai tapé.
- La sauvegarde ne fonctionne pas !
- Mon formulaire est vide après la sauvegarde !
- Je ne trouve pas (ou plus) mon formulaire sur la liste !
- Je ne peux pas saisir les résultats !
3 - QUESTIONS SUR LA TRANSMISSION DES RESULTATS
- J'obtiens un message d'erreur sur le nom du valideur!
- A quoi sert le certificat de transmission ? Pourquoi l'imprimer et le conserver ?
- Mon formulaire a-t-il été bien transmis ?
- Que faire si je trouve une erreur après avoir transmis mon formulaire !
4 - QUESTIONS LES RAPPORTS DE COMPARAISONS INTERLABORATOIRES
- Comment recevrais-je les résultats et le rapport de comparaisons interlaboratoires.
- Défaut de traçabilité : tous mes résultats sont en gras noir
- Je ne trouve pas mon code sur l'histogramme ou dans les tableaux
- Je ne trouve pas mes résultats dans les tableaux ou les histogrammes.
- Je ne trouve pas les résultats des mois précédents sur le site ?
- Je n'ai pas reçu le rapport de comparaisons interlaboratoires.
- Incohérent
: un de mes résultats est en gras italique rouge
1 - REPONSES SUR LA CONNEXION ET LES MOTS DE PASSE
1-1 : Quelle est la configuration nécessaire pour accéder aux formulaires.
L'application Extranet du Bipea a été développée en langage internet classique HTML. L'utilisation du Javascript a été limitée pour améliorer la compatibilité.
Au cours de la période de programmation puis d'essai, nous avons pu déterminer les points suivants :
- L'Extranet est bien accessible sur PC comme sur Mac
- Sur PC, l'Extranet fonctionne correctement sur les environnements Windows 98 à XP Pro
- Sur Mac, il a été testé sur MAC OS IX et Mac OS X
- Il fonctionne sur tous les explorateurs Internet récents
- Internet Explorateur Microsoft sur version IE 5.5 et supérieure.
- Netscape à partir de 6.0
- Opéra.
- Pour les internautes utilisant une connexion AOL, il convient de respecter la procédure suivante
- Se connecter avec l'explorateur AOL (7.0 à 9.0)
- Minimiser l'explorateur AOL et utiliser l'Internet Explorateur classique (Microsoft)
- Entrer dans le site Bipea à partir de I.E Microsoft.
- Si vous tentez un accès direct à partir de l'explorateur AOL, vous serez bloqués immédiatement ou après l'espace sécurisé.
- Il est accessible sur tous les débits de connexion. Bien sûr, le bas débit entraîne un ralentissement de l'affichage et des sauvegardes. Nous avons cherché à optimiser cet affichage en supprimant tous les éléments non indispensables.
1-2 : Je suis sur l'explorateur AOL et je ne parviens pas à me connecter!
Pour les internautes utilisant une connexion AOL, il convient de respecter la procédure suivante
- Se connecter avec l'explorateur AOL (7.0 à 9.0)
- Minimiser l'explorateur AOL (ne pas le fermer, cela coupe la connexion)
- Utiliser l'Internet Explorateur classique (IE Microsoft) ou Netscape ou Opera
- Entrer dans le site Bipea à partir de ces explorateurs internet.
Si vous tentez un accès direct à partir de l'explorateur AOL, vous serez bloqués immédiatement ou après l'espace sécurisé.
1-3 : Où trouver les codes et mots de passe ?
Lors de votre inscription/réinscription, un document nommé fiche d'identité adhérent (FiRev08) vous a été transmis par Chronopost (tracabilité). Il reprend l'ensemble des informations que vous nous avez fournies ainsi que les circuits auxquels vous vous êtes abonnés. Au centre de cette feuille, vous trouvez toutes les informations et codes nécessaires pour accéder à vos formulaires.
1-4 : Pourquoi faut-il trois codes et mots de passe ?
Les exigences de la norme en matière de sécurité et de confidentialité nous ont contraints à concevoir un système d'accès sécurisé limitant les risques d'intrusion.
- Accès à un espace utilisateur spécifique - Etape de sélection des formulaires pour :
- Accès à l'entrée des données (mot de passe SAISIEXXXX)
- Accès à la validation des formulaires et leur transmission (mot de passe ENVOIXXXX).
Ces différents codes permettent en effet et surtout d'adapter la liste des formulaires et leur statut au cas par cas. Vous ne voyez que les formulaires vous concernant.
1-5 : Pourquoi un mot de passe pour la saisie et un mot de passe pour la transmission ?
Cela correspond à une possibilité données au laboratoire de gérer une liste de personne pouvant autoriser l'émission des résultats du Bipea conformément au chapitre 5.1.2 de la norme EN ISO/CEI 17025. Pour permettre cela, nous avons créé deux mots de passe différents avec deux niveaux de responsabilité sur les résultats d'analyses.
- Le niveau saisie.
- Le niveau validation et transmission.
Ainsi, selon l'organisation et la structure du laboratoire, le niveau de saisie peut-être attribué au responsable de l'essai et le niveau de validation/transmission, être attribué au(x) signature(s) des rapports d'essais.
La gestion de ces codes est la suivante :
- Code laboratoire = code adhérent. C'est un code à 5 chiffres qui figure en haut et à gauche de la fiche d'identité adhérent (FiRev08). Pour les anciens adhérents, ce code correspond à l'ancien numéro de laboratoire précédé d'un 1
- Mot de passe :
- Pour compléter les formulaires : mot de passe de saisie (SAISIEXXXX)
- Pour valider et transmettre les formulaires. : mot de passe envoi (ENVOIXXXX
1-7 : Après avoir cliqué sur accès espace adhérent, je ne parviens pas à obtenir la connexion.
Ceci est très vraisemblablement lié à un problème de gestion des cookies sur votre ordinateur. Vous devez modifier la configuration internet de votre ordinateur pour qu'il accepte les cookies.
Les cookies sont des petits messages transmis entre les serveurs du Bipea et votre ordinayeurs. Dans le cas du Bipea, il vient s'installer au moment de l'identification initiale. Si votre ordinateur n'accepte pas les cookies, l'authentification est dès lors impossible et vous ne pouvez entrer dans l'espace adhérents. La gestion des cookies est accessible dans le menu outil/option internet - onglet Confidentialité. Cliquez sur le bouton "Avancé" en bas à droite
Si cela continue, vérifiez que vous n'avez pas un programme anti-pub ou une barre type google / mysearch avec une option blocage des fenêtres de pub. Dans certains cas, cela empêche l'affichage de la fenêtre. Cela se traduit en général, par la fermeture pure et simple de l'explorateur internet.
A ce niveau, cela peut également être un lié à l'utilisation de l'internet explorer d'AOL (voir question 2)
1-8 : Bien que j'aie tapé le mot de passe de saisie, mon formulaire reste en lecture seule (fond bleu) - Je ne peux pas modifier mes valeurs.
Vous êtes là face à un problème lié à l'utilisation d'internet. Pour résoudre ce problème une solution simple : il faut supprimer les fichiers temporaires
La plupart du temps, lorsque vous visitez une page sur internet, votre ordinateur met en mémoire les éléments de la page (du site) pour pouvoir l'afficher plus rapidement si vous y revenez une seconde fois. Il va alors afficher ce qu'il a en mémoire après avoir vérifié si il n'y a pas eu trop de modifications. Ce sont les fichiers temporaires. Dans le cas présent, votre ordinateur va se mettre à boucler sur une erreur. Quoi que vous fassiez, il refuse d'afficher la bonne page.
Pour résoudre cela, deux solutions possibles :
- Appuyer sur la touche F5 ou l'icône d'actualisation de la barre menu internet explorer puis recommencez.
- Si ça continue à bloquer (le plus souvent), suivez la petite procédure suivante :
- Dans internet explorer, cliquez sur le menu outil (à gauche du ?)
- Sélectionnez le menu Option internet (le dernier en bas)
- Dans l'onglet "Général" (le premier à gauche), cliquez sur le bouton "Supprimez les fichiers"
- Revenez à l'application et ce devrait être résolu. Votre fichier devrait s'ouvrir en saisie.
Nous vous conseillons de renouveler préventivement cette procédure tous les mois si vous utilisez souvent internet.
1-9 : Que faire si je trouve une erreur dans mon formulaire après l'avoir transmis au Bipea?
Si vous découvrez une erreur dans votre formulaire après sa transmission (avant la date limite, bien évidemment), vous pouvez la corriger sans problème. Il suffit de :
- Revenir en saisie (mot de passe SAISIEXXXX)
- Ouvrir le formulaire et de modifier l'erreur
- Sauvegarder
- Retransmettre (mot de passe ENVOIXXXX) au Bipea.
Nous vous conseillons de réimprimer le formulaire après transmission pour noter le nouveau certificat de transaction.
1-10 : Le code édition, à quoi ça sert ?
Dans le cadre de son accréditation selon le référentiel COFRAC LAB-CIL 02, le Bipea se doit de garantir la confidentialité des résultats publiés dans le rapport de comparaisons interlaboratoires.
Aussi, depuis de très nombreuses années, le Bipea a ajouté une clé supplémentaire pour cette confidentialité en ne faisant plus figurer sur les tableaux et les histogrammes, le code adhérent (unique) mais un code de quatre chiffre (le code édition) modifié chaque année.
Cette précaution a été bien évidemment maintenue dans l'application Web. Vous trouverez votre code édition avec les autres codes d'accès sur votre fiche d'identité adhérent (FiRev08).
2-REPONSES SUR LE REMPLISSAGE ET L'IMPRESSION DES FORMULAIRES
2-1 : Comment imprimer le formulaire vide?
Après l'avoir ouvert en saisie et pour être certain de bien imprimer le formulaire complet, nous vous conseillons d'utiliser le bouton imprimer qui se trouve en bas de celui-ci. Les autres possibilités classiques sur internet peuvent entraîner une impression incomplète.
Dans tous les cas, vous devez voir la formule : - FIN DU FORMULAIRE - en bas de celui-ci juste au dessus des cases de commentaires.
2-2 : Mon formulaire n'apparaît pas complet à l'impression !
Si vous ne voyez pas le texte - FIN DU FORMULAIRE-, c'est que vous avez imprimé le formulaire avant qu'il ne soit chargé complètement.
Si vous notez que des cases ont disparu à droite ou sont en partie cachées, passez votre impression en mode paysage. C'est un réglage accessible à partir du bouton "propriété" de l'imprimante.
2-3 : J'obtiens un message d'erreur sur le code échantillon.
Pour que la saisie soit valide, vous ne devez entrer que les 4 derniers chiffres du code échantillon.
Pour info, 14-353-0214-XXXX. 14 correspond au numéro du circuit. 353, c'est le numéro de l'essai 0214, c'est la référence de la fabrication. La seule partie spécifique du numéro d'échantillon est donc XXXX qui code l'échantillon lui-même.
2-4 : J'obtiens un message d'erreur sur le format de date
Il convient de toujours respecter le format de date prévu du type 22/12/2004.
Toutes les autres formes 22122004, 22-12-2004 etc... entraînent une erreur.
2-5 : J'obtiens un message d'erreur sur le choix de méthode!
L'une des principales demandes de nos adhérents étaient de visualiser sur les histogrammes les différentes méthodes utilisées par les participants. Pour que cela puisse être mis en place efficacement, nous avons donc choisi de rendre obligatoire le choix de la méthode lorsque celui-ci est offert. Dans la majorité des cas, un choix z-autre méthode est offert pour ceux qui utilisent des méthodes non référencées.
Si vous ne cochez pas l'une des cases de ce choix, la sauvegarde échoue et l'application doit vous mettre un trait vertical rouge à gauche de la méthode manquante.
2-6 : Le résultat enregistré est 100 fois supérieur à celui que j'ai tapé.
Une confusion est quelquefois commise par nos adhérents dans la saisie des résultats. Ils pensent en effet que le carré rouge de la grille remplace le point (ou la virgule). C'est une erreur.
- Si vous tapez 7(espace)96, le formulaire va se mettre en erreur
- Si vous tapez 796, vous sauvegarderez 796 même si le cadre indique une virgule.
Si votre résultat comporte une virgule, vous devez impérativement la taper (ou bien le point).
2-7 : La sauvegarde ne fonctionne pas !
Après avoir entré vos résultats, vous avez cliqué sur sauvegarder et cela ne fonctionne pas. La plupart du temps, cela est lié à une erreur lors de la saisie des résultats.
En principe, le programme doit vous indiquer par un message sur fond rouge la cause de l'erreur et son emplacement. Si ce n'est pas le cas sachez que les erreurs fatales sont :
- Un mauvais code échantillon (voir point 3)
- Un mauvais format de date (voir point 4)
- Un choix de méthode oublié (voir point 5)
- Une erreur dans la saisie d'un nombre par exemple : 7(espace)96 au lieu de 7,96 (voir point 6)
Il se peut également que ce souci soit lié à une perte de connexion. Les liaisons internet (surtout bas débit) peuvent être sujettes à des coupures. En haut débit, cela ne se voit pas obligatoirement mais cela se traduit par une modification de l'adresse IP. Donc, une perte de votre authentification. Vous n'aurez, dès lors, plus accès à la base pour sauver vos données et votre saisie sera perdue.
Nous vous conseillons de sauvegarder régulièrement votre document (comme il est recommandé de le faire pour n'importe quel fichier) et surtout si votre formulaire est long. En cas d'incident, vous ne perdrez que les dernières informations saisies.
De plus, nous vous rappelons que vous pouvez rentrer vos résultats au fur et à mesure, tout au long du mois, pour éviter les possibles problèmes de connexions en fin de mois. Les trois derniers jours du délai, nous recevons 80 à 90 % des résultats. Si devez vous connecter au cours de cette période, vous limiterez ainsi votre temps de connexion à l'entrée des derniers résultats et à l'envoi des formulaires.
2-8 : Mon formulaire est vide après la sauvegarde !
Là, il y a deux origines possibles à cet évènement.
1 - Vous avez perdu la connexion au moment de la sauvegarde. Les liaisons internet (surtout bas débit) peuvent être sujettes à des coupures. En haut débit, cela ne se voit pas obligatoirement mais cela se traduit par une modification de l'adresse IP. Donc, une perte de votre authentification. Vous n'aurez, dès lors, plus accès à la base pour sauver vos données et votre saisie sera perdue.
2 - Votre formulaire était bloqué par une erreur et la sauvegarde n'a pas été réellement effectuée (voir point 7). Vous devez impérativement obtenir un message : "enregistrement effectué avec succès" pour être certain d'avoir bien sauvegardé vos données.
2-9 : Je ne trouve pas (ou plus) mon formulaire sur la liste !
Les formulaires sont retirés dès le lendemain de la date limite de transmission. Ils ne sont plus accessibles que ce soit en saisie et/ou en envoi.
Si le formulaire est absent ou disparaît avant la date limite, cela peut être dû à une modification apportée à ce document. Dans ce cas précis, vous serez immédiatement prévenus par mail de la nature de cette modification pour pouvoir en tenir compte.
2-10 : Je ne peux pas saisir les résultats !
Si votre formulaire est en fond bleu pâle, il est logique que vous ne puissiez pas saisir vos résultats ou le modifier. Vous en mode de validation/transmission des résultats. C'est à dire que vous ne pouvez que le valider et le transmettre. Pour modifier vos résultats, vous devez d'abord revenir en mode de saisie.
Si vous êtes dans cette configuration alors que vous avez bien entré votre mot de passe de saisie, cela signifie que vous êtes confrontés à un problème d'internet lié à la gestion des fichiers temporaires d'internet. Il vous faut supprimer ces fichiers temporaires et reprendre ensuite le chargement du formulaire.
Si vous ne savez pas comment le faire, consultez le point 1-10 pour y trouver la procédure.
3 - REPONSES SUR LA TRANSMISSION DES RESULTATS
3-1 : J'obtiens un message d'erreur sur le nom du valideur !
Sur les formulaires électroniques, le nom de la personne ayant validé le document est obligatoire. Si vous ne l'entrez pas, le formulaire se mettra en erreur et vous ne pourrez pas le transmettre.
Sans avoir le caractère officiel d'une signature électronique, ce nom nous informe et vous informe sur la personne qui a validé les résultats et remplace en quelque sorte la signature des documents papiers
Il ne faut pas confondre ce nom et celui qui figure sur le document en saisie. Lors de la saisie, le nom est facultatif. lors de l'envoi, le nom est obligatoire.
3-2 : A quoi sert le certificat de transaction ? Pourquoi l'imprimer et le conserver?
Le certificat de transaction est une preuve de la bonne transmission des résultats au Bipea. En cas de litige, ce numéro sera le premier élément que nous vous demanderons. Il s'affiche en haut du formulaire en blanc sur fond bleu marine juste après la transmission.
Il convient donc de l'imprimer pour le conserver par devers vous. De plus si vous imprimez votre formulaire à cet instant, vous aurez en même temps le numéro de transaction et les résultats que vous avez validés.
3-3 : Mon formulaire a-t-il été bien transmis ?
Si vous n'avez pas obtenu de numéro de transaction, vous pouvez craindre que la transmission n'ait pas réussi.
En faisant retour, vous reviendrez sur la liste des formulaires et deux cas de figure seront alors possibles.
- Votre formulaire à un statut en cours : la transmission a échoué
- Votre formulaire à un statut transmis : la transmission a été réussie mais une difficulté sur la connexion a fait que le retour d'info n'a pas eu lieu. En cas de doute, vous pouvez retransmettre. Le numéro de transaction change à chaque envoi.
3-4 : Que faire si je trouve une erreur après avoir transmis mon formulaire !
Si vous découvrez une erreur dans votre formulaire après sa transmission (avant la date limite, bien évidemment), vous pouvez la corriger sans problème. Il suffit de :
- Revenir en saisie (mot de passe SAISIEXXXX)
- Ouvrir le formulaire et de modifier l'erreur
- Sauvegarder
- Retransmettre (mot de passe ENVOIXXXX) au Bipea.
Nous vous conseillons de réimprimer le formulaire après transmission pour noter le nouveau numéro de transmission.
4-QUESTIONS LES RAPPORTS DE COMPARAISONS INTERLABORATOIRES
4-1 : Comment recevrai-je mes résultats et le rapport de comparaisons interlaboratoires.
Après validation par le président de la commission, le rapport de comparaisons interlaboratoires est passé sous un format réputé inviolable (pdf) et transmis par mail au responsable du laboratoire. Le nom et le mail de cette personne nous ont été fournis par vos services lors de l'inscription. Il vous est possible de changer cette adresse email à tout moment en nous informant par mail mais un seul exemplaire pdf vous sera adressé.
4-2 : Défaut de traçabilité : tous mes résultats sont en gras italique rouge.
Le défaut de traçabilité est le plus souvent lié à une erreur sur le numéro d'échantillon. Lors de la validation des résultats au Bipea, l'application compare votre (ou vos) numéros d'échantillons à ceux qui vous ont été fournis. Toute différence est signalée à la personne qui va analyser ces résultats. Les erreurs sur les numéros d'échantillons entraînent une incohérence des résultats. En effet, il y a un doute sur la provenance de ces résultats d'analyses et le Bipea ne peut les intégrer dans les calculs statistiques afin d'éviter tout risque d'introduire un biais.
La garantie de la traçabilité des résultats d'analyses est une exigence de la norme et cette procédure est appliquée au Bipea depuis des années.
4-3 : Je ne trouve pas mon code sur l'histogramme ou dans les tableaux
Nous vous rappelons en premier lieu que votre laboratoire est référencé dans les rapports de comparaisons interlaboratoires avec le code édition. C'est un code de 4 chiffres que vous trouverez sur la fiche d'identité adhérent (FiRev08). Vous n'y retrouverez donc pas votre code laboratoire (voir point 1-12 sur le code édition).
Ce code est renouvelé chaque année avec l'ensemble des codes et mots de passe au contraire du code laboratoire qui est permanent.
4-4 : Je ne trouve pas mes résultats dans les tableaux ou les histogrammes.
Comme vous avez pu le remarquer, les rapports de comparaisons interlaboratoires font désormais apparaitre dans les tableaux tous les laboratoires y compris ceux qui n'ont pas répondu. Si vos résultats n'apparaissent pas sur ces tableaux, c'est qu'ils ne nous sont pas parvenus.
Il arrive parfois que certains adhérents oublient l'étape de transmission (formulaire en statut encours) ou beaucoup plus exceptionnellement rencontrent une difficulté au moment de la transmission. C'est pour cela que nous avons mis en place les certificats de transaction qui confirment l'envoi. C'est le premier élément que nous vous demanderons pour étudier votre cas.
Si vous n'obtenez pas de certificat de transaction au moment de la transmission, vous devez craindre un incident et renouveler l'envoi.
4-5 : Je ne trouve pas les résultats des mois précédents sur le site ?
Il n'y a pas d'historique en ligne.
Pour un circuit donné, les résultats des comparaisons interlaboratoires sont regroupés pour chaque essai sur un rapport qui vous est adressé par email sous le format réputé inviolable .pdf. Ce rapport est envoyé au responsable du laboratoire.
4-6 : Je n'ai pas reçu le rapport de comparaisons interlaboratoires.
Ce problème est le plus souvent lié à la configuration ou à l'état de votre messagerie. Il nous est impossible de vous transmettre le rapport tant que vos services (ou votre fournisseur) n'ont pas reparamètrés votre messagerie pour permettre à notre message de vous parvenir.
Les rapports sont adressés au laboratoire par mail. Ils ont le format pdf et font entre 500 ko et 2Mo. Ce faisant, ils peuvent être affecté par les problème classiques inhérents à ce système.
- Etc...
Comme vous pouvez le constater, les cas de figure sont assez nombreux.
- Il nous est donc impossible de deviner quel est l'élement de votre configuration qui peut provoquer ce rejet.
Il faut donc que vos services informatiques ou votre fournisseur vous aident à résoudre ce problème.
Le système mis en place fonctionne correctement pour plus de 95 % de nos laboratoires.
4-7 : Incohérent : un de mes résultats est en gras italique rouge.
Si un de vos résultats est en gras italique rouge (incohérent en légende sur la dernière page du rapport de comparaisons interlaboratoires), il s’agit d’une incohérence analytique. Lors de l’examen des résultats, des tests de cohérence définis par la commission, sont appliqués. Ils permettent de mettre en évidence un mauvais mode d'expression des résultats (facteur d’une puissance de 10 en plus ou en moins,...), une erreur de transcription (valeur hors gamme, texte au lieu de chiffre…), une incohérence entre les valeurs de différents critères analytiques qui ne correspondent pas à une formule de mathématique, etc. ...
Notre nouvelle application nous permet de gérer ces incohérences et de les mettre en évidence. Les résultats incohérents sont en gras italique rouge dans les tableaux et figurent sur les histogrammes dans des cases séparées comme les non quantifiables.